Hoe lang is het al geleden dat je je werkdag kon afronden en alle todo’s afgevinkt werden? Helaas herkenbaar voor velen onder ons. De meeste mensen stellen to-do-lijsten op om zeker te zijn dat ze niets vergeten. Maar het grote probleem met deze lijsten is dat ze geen onderscheid maken tussen grote en kleine taken. De meesten onder ons zullen ook altijd starten met eerst de kleine taken en dan pas de grote taken af te werken. Op deze manier krijg je in het begin inderdaad het gevoel dat je to-do-lijst snel slinkt. Maar op een bepaald moment kom je bij de grote taken terecht en gaat het afwerken minder snel. Bovendien heb je ook nog maar weinig mentale en fysieke energie over om de laatste (grote) taken af te werken. Daardoor ben je geneigd om deze op de lange baan te schuiven en dus uit te stellen.
Het grote probleem is capaciteit: te veel te doen, te weinig tijd. Het is iets typisch menselijk: we overschatten onszelf. Maar iets niet kunnen afwerken, leidt tot frustratie. Het gevolg? Je hebt het gevoel te verdrinken in het werk en het lijkt alsof je nooit iets afgewerkt krijgt.
Een mogelijke oplossing? Prioriteiten stellen
Stap 1 is om alle taken op te lijsten. Dit is niet moeilijk en lukt meestal nog wel. Hierin orde scheppen, is iets anders. Daarom is het belangrijk om al deze taken op te splitsen in prioriteiten en kleinere taken. Een hulpmiddel hierbij is om de drie belangrijkste taken van de dag te noteren. Deze top 3 zijn jouw prioriteiten voor die dag en horen bij jouw kernwerk. Heb je jouw top 3 voor de dag afgerond, dan geeft dit de nodige voldoening. De rest van de dag kan je dan besteden aan kleinere taken. Mensen die deze strategie toepassen, zien hoe hun eigen productiviteit en efficiëntie vergroot. Bovendien hebben ze ook een groot gevoel van voldoening. Deze strategie kan je trouwens ook toepassen op de hele werkweek. Succes!
Uit het boek Mentaal Kapitaal van Elke Geraerts